требования для заявки

Требования к заявке на 2017 год.

Каждый год Международная федерация астронавтики(МФА) — в сотрудничестве с Международной академией астронавтики (МАА) и Международный институт космического права (МИКП) — организует Международный конгресс Астронавтики (МКА).

МКА проводится в разных странах мира, которые являются членами МКА, и выступают в качестве хозяина Конгресса.

В последние годы мероприятие привлекало более 3700 участников, включая до 2000 участников с полной оплатой стоимости, участников-пенсионеров, представителей прессы и около 800 студентов и молодых профессионалов.

МФА приветствует предложения от членов Федерации принять Конгресс на своей территории в 2017 г.

А. Квалификация

Организация, желающая принять конгресс у себя, должна продемонстировать, что:

Оная является членом МФА или группой МФА. Помимо этого она должна быть членом с хорошей репутацией.

Юридически способна на подписание контракта с Федерацией Астронавтики по поводу Конгресса.

Организационно и финансовая должна быть способна провести Конгресс.

Должна выполнить все требования, описанные в данном документе.

Примечание: организация-член МФА должна продемонстрировать, что отвечает требованиям, путём создания консорциума или иного юридического лица с достаточными навыками организации, финансовой поддержкой, человеческими ресурсами и правовой структурой для выполнения этого требования.

В этом случае, организация должна включить в заявку:

Описание предложенной организационной договорённости. Консорциум или организация также должны обеспечить документально своё юридическое существование, а также его адрес, телефон, факс и e-mail для последующей деятельности коммуникации.

Письменные обязательства членов консорциума с указанием организационной и / или финансовой поддержки, которую они предполагают обеспечить.

Дополнительно, поддающаяся проверке информация, описывающая финансовые и организационные возможности члена консорциума.

МФА может запросить дополнительную информацию, чтобы убедиться, что он имеет достаточное представление о консорциуме, его юридических и финансовых обязательствах.

B. Заявка.

Член МФА (организация или консорциум), предлагающая принять конгресс, должна подтвердить его сопроводительным письмом, адресованным Президенту МФА, и распечатанное на бланке организации представляющей предложение принять конференцию.

Предложение будет обсуждаться и, где это возможно, должны быть обеспечены следующими фактами.

Конгрессные помещения, включая современные возможности для проведения Конгресса.

Организация и ведение пятидневного конгресса от имени МФА, Международного института космического права (МИКП) и Международной академией астронавтики (МАА). Это включает «Академический день» (суббота), предшествующий Конгрессу, который открывается для членов МФА бесплатно, после чего следуют 5 дней конгресса (с понедельника по пятницу), который открыт только для зарегистрированных участников.

Организация и проведение пятидневной выставки, проходящей в одной окации с конгрессом.

Официальный язык Конгресса – английский. Принимающая сторона может по своему усмотрению предоставлять дополнительные услуги перевода для приглашённых должностных лиц принимающей стороны в течение Церемонии открытия, а также обеспечить переводом в других случаях, если это необходимо.

Организовать и провести общественные мероприятия, связанные с МФА, в том числе

-торжественный прием в понедельник вечером, который будет открыт для всех зарегистрированных участников и к сопровождающих лиц на безвозмездной основе .

— Набор социальных мероприятий ( ужины , шоу и т.д. ) со вторника по четверг.

— Программа для сопровождающих лиц

— Гала-ужин в пятницу.

6. Подтвердить как минимум следующие финансовые условия:

— сбор регистрационных сборов по ставкам МФА и подтверждённых МФА;

— выплаты МФА всех собранных регистрационных сборов (по меньшей мере 50%)

— выплаты каких либо налогов и сборов, наложенных местными национальными властями. Это включает также налоги, которые надо оплатить за регистрационные сборы. Такие налоги могут быть выплачены принимающей стороной из её части доходов от конгресса; они не будут взиматься с регистрирующихся и не будут вычтены из суммы, которую принимающая сторона должна выплатить МФА.

— все выплаты должны быть в Евро и согласованы по срокам оплаты.

7. Гарантии минимальной финансовой прибыли для МФА через гарантийное письмо от правительственного института. Принимающая сторона может также решить оформить страховку насчёт этого эффекта.

8. Обеспечить страхование ответственности на защиту и доход МФА, Международной академией астронавтики (МАА) и Международный институт космического права (МИКП) и всех участников. Это будет обеспечено международно признанной страховой компанией. Предполагаемые условия и сроки будут утверждены до того, как будет оформлен полис страхования

Признать и согласиться быть связанным с требованиями о несоблюдении требований по обеспечению того, что включено в стандарты по контракту, который подписывает МФА и Принимающей стороны.

Ассистирование—если потребуется МФА—в организации встреч, связанных с МФА. Эти встречи будут включать неограниченные семинары ООН/МФА, Международные Съезды членов парламента, Саммит принимающей стороны МФА, Встречу молодых профессионалов, студенческие семинары, которые обычно проводятся перед Конгрессом и спонсируются частично или полностью принимающей страной.

Обеспечить все требуемые конференц-залы , помещения , оборудование, кадровую поддержку и сопутствующие услуги в соответствии с положениями, описанными в Требованиях.

Регистрация участников Конференции в соответствии с положениями, описанными в Требованиях для заявки и другими положениями, определёнными МФА и Принимающей стороной.

Обеспечить печать и распространение материалов ы соответствии с описанными положениями.

Обеспечивать поддержку студентов МФА и молодых профессионалов в соответствии с описанными положениями.

Обеспечить поддержку Международному институту Космического права учебного судебного процесса и связанной с этим деятельности согласно с описанными положениями.

Обеспечить поддержку для VIP и Пленарных спикеров в соответствии с описанными требованиями.

Минимальные требования для Конгресса

Заявка должна определять какие предложенные возможности для Конгресса полностью соответствуют для следующих минимальных требований:

Площадка и технические требования

Вместительность для 3500 человек или большего количества для следующих мероприятий:

— Пленарная программа

— определения: Церемония открытия, Церемония закрытия, Пленарные мероприятия, Тематические лекции, Обсуждение новейшей информации, Глобальный сетевой форум и т.д.

— одно театральное размещение для 1000 участников остальной части Конгресса (со вторника по пятницу)

— 250 кв.м. бесплатно для выставочного пространства для монтажа Глобального сетевого форума и размещения его участников.

-Технические сессии

Принимающая сторона обеспечивает высокопрактичные звокоизоляционные комнаты, подходящие для примерно 20 спонтанных сессий (переговорные) с регулируемыми системами кондиционирования воздуха и высококачественным освещением.

Все помещения для технических сессий должны иметь оборудование: компьютеры, LCD проекторы, экраны (соответствующего размера и расположения), лазерные указки, микрофоны и таймеры для спикеров (?).

-1 комната на 250 чел.

-13 комнат на 120 каждая

— 5 комнат на 80 чел. Каждая

-1 комната на 80 (для виртуального форума) я как минимум 2 компьютерами с программным обеспечением Internet Explorer и Gotowebinar. Компьютеры должны иметь проводное подключение к Интернету (как минимум 2Мб каждый).

— одно пространство для размещения около 300 постеров, 841 мм шириной на 1189 высотой, портретная ориентация (А0 формат).

-материалы для обеспечения постеров, столы для раздаточных материалов.

Выставка

-пространство для выставки: Предположительно должны быть обсуждены размер и гибкость по размещению различных видов выставок, специальных событий и других особенностей.

Переговорная комитета

— 10 комнат для размещения 30 участников каждая (U-образная рассадка), оборудованных шнурами питания, компьютерами, проектором верхнего расположения и экраном, микрофонами и аудио системой.

Переговорная для членов

— 5 комнат на 15 участников каждая (U-образная рассадка)

Офисы (Президента МФА, Исполнительного директора МФА, Сопредседателей офиса МФА, Секретариат Офиса МФА, Секретариата Международной академии астронавтики, Президента Международного института космического права, Лаунж для членов Международного института космического права)

-8 комнат со стульями, столами, компьютерами, принтерами и телефонами.

Комнаты для других специальных целей (используются для семинаров ООН/МФА, Генеральной Ассамблеи МФА, Академических дней, других специальный сессий типа Международного съезда членов парламента и Саммит Принимающей стороны МФА).

-1 комната с классовой/театральной рассадкой на 300 участников

— 2 комнаты с U-образной рассадкой на 50 участников

Пресс-центр

-1 комната с классовой рассадкой для размещения до 25 журналистов

— около 4 компьютеров

— принтер (бесплатный для использования)

-Интернет-кабели для ноутбуков

Комната для подготовки спикеров

1 укомплектованная комната с не менее 6 компьютерами и тремя техническими специалистами, свободно владеющими английским

Интернет-кафе

— 15 высокоскоростных кабелей для Интернета

— несколько точек беспроводного доступа

— около 10 компьютеров (с английской клавиатурой)

— сканер-принтер (платный для использования)

Лаунж для Членов МФА

— 15 кабелей с высокоскоростным подключением к Интернету

— около 3 компьютеров (с английской раскладкой клавиатуры)

— один принтер с подключением к компьютерам

— по крайней мере один факс

— копировальное устройство

Регистрационная зона:

— как минимум 6 стоек регистрации, 1 стойка для регистрации журналистов, 2 стойки для велком-пакетов участникам конгресса (congress bags collection)

— Возможности для ланча: на площадке и/или в ресторане в шаговой доступности

— возможности для аренды дополнительных переговорных комнат поменьше, офисов в непосредственной близости или внутри площадки

— на площадке или рядом должны быть доступны следующие сервисы: банковские услуги, туристическое агентство, медицинские услуги.

1.2. В заявке также должны быть обсуждены дополнительные особенности площадки для Конгресса, которые могут сделать её более привлекательной для 68-го Конгресса МФА (например, дополнительные переговорные комнаты, гибкие возможности относительно вместительности, живописное расположение, беспроводной доступ в Интернет, обеспечение безопасности, удобный доступ к общественному транспорту и т.д.)

1.3 Заявка должна отражать то, что Принимающая сторона уделяет большое значение молодёжным программам и она согласна на следующее:

— низкая стоимость размещения: Принимающая сторона предоставляет список бюджетных отелей, университетские залы

— студенческое выставочное пространство: Принимающая сторона обеспечивает бесплатно для студентов 200-500 кв.м. в Выставочной зоне МФА

— студенческие переговорные и переговорные для молодых специалистов: Принимающая сторона обеспечивает 300 мест театральной рассадки для презентаций студентов и молодых профессионалов их событий так же как и пространство на примерно 300 молодых профессионалов для коктейльного приёма.

— Принимающая сторона назначает контактную точку для координации для студентов и молодых специалистов

1.4. Площадка для церемонии открытия (3500 участников) и гала-ужин (500 участников)

— заявка должна отобразить возможность проведения церемонии открытия на площадке. Если церемония открытия не может быть размещена на конгрессной площадке, то заявка должна содержать также предполагаемое место для церемонии неподалёку от площадки (не более 15 минут пешком от отеля и Конгрессного центра, если дальше, то предусмотреть транспортное обеспечение).

-заявка должна также показывать возможное место для гала-ужина и его расположение относительно отелей Конгресса.

2. Требования к отелям

Принимающая сторона должна принять меры для обеспечения подходящего и достаточного расселения в отелях:

2.1. Заявка должна включать размещение в отелях разного типа и цены (включая информацию о расстоянии доплощадки) для участников, включая стоимость отелей для студентов и молодых профессионалов.

2.2. Цель МФА –предоставить проживание высокого уровня по цене ниже, чем она могла бы быть установлена, в том числе и для тех, кто мог бы забронировать отель непосредственно на месте.

2.3. Заявка должна определить, будут ли предлагаться скидки на гостиничные тарифы, и если да, то какие проценты гарантированы и для каких категорий.

2.4. Близкое расположение (пешком—на общественном транспорте—на специально отведённых шаттлах) отеля по отношению к площадке. Если большинство отелей, предложенных для Конгресса, расположены не в 15-минутных пределах от площадки, то принимающая сторона должна разработать план того, как она намерена предоставить частый и удобный доступ для участников от площадки до отелей.

2.5. Эффективная и надёжная система бронирования.

3. Местный Организационный комитет.

Местный организационный комитет (LOC) должен помогать в организации следующих аспектов Конгресса:

3.1. Аренда Когрессной площадки, включая бронирование выставки и социальных мероприятий.

3.2. Ответственность за вопросы, связанные с связано с необходимостью обеспечения хорошей работы МФА, включая как минимум установление отношений с прессой, развитие региональных контактов, поощрение участников Конгресса, мобилизация волонтёров.

3.3. Ожидаемая структура местного организационного комитета должна включать имена членов организационного комитета, организационную и финансовую поддержку, опыт в организации крупных конгрессов.

3.4. Имя и квалификация того, кого можно выдвинуть в качестве сопредседателя Международного Программного комитета (лидера технической программы).

3.5. Местный организационный план в отношении обеспечения участников Конгресса беспрепятственным въездом и выездом в страну пребывания. Местный организационный комитет должен быть в состоянии решать проблемы, касающиеся визового доступа для участников, прибывших из разных стран и, в общем, ускорить процесс получения визы.

3.6. Он-лайн бронирование отелей для участников.

3.7. Церемония открытия и Церемония закрытия.

3.8. Социальные мероприятия, включая торжественный приём и гала-ужин.

3.9. Подготовка и проведение технических визитов.

3.10. Принимающая сторона должна обеспечить частную кейтеринговую зону для столовая для VIP-персон и пленарных докладчиков. Стоимость продуков питания и напитки должны быть оплачены принимающей стороной (максимум 10000 евро).

3.11. Дизайн логотипа МФА.

Принимающая сторона будет ответственна за дизайн и оплату логотипа и связанные с мероприятием маркетинговые материалы.

3.12. Продукция промо-материалов:

— информационное письмо о предоставлении докладов. Принимающая сторона вносит вклад в распространение этих прошюр.

— финальная программа. Принимающая сторона вносит вклад и распечатку брошюр с финальной программой и карманных программок за счет собственных средств и в достаточном количестве, чтобы обеспечить ими всем зарегистрированных участников МФА (кроме сопровождающих лиц).

3.13. Веб-сайт МФА

Принимающая сторона соглашается установить и поддерживать текущую и обновляемую информацию относительно Конгресса.

Стоимость

Заявка должна включать примерный бюджет для Конгресса, что демонстрирует предполагаемую финансовую жизнеспособность предприятия. Бюджет должен быть просчитан и представлен в евро и быть включённым в заявку как её часть.

Необходимо учесть следующие финансовые аспекты, которые должны быть приготовлены для заявки:

4.1.Аренда и уборка конгрессных помещений, техническое оборудование и поддержка, знаки и декор, высокоскоростное доступ в Интернет, Wi-Fi и Интернет-кафе, выставочная зона, регистрационная зона.

4.2. Медицинские услуги, особые условия для участников с ограниченными физическими возможностями

4.3. Материалы для Конгресса: дизайн логотипа, сумки, печатные материалы типа финальных программ, карманных программ и список докладов.

4.4. Услуги синхронистов.

4.5. Церемония открытия, Церемония закрытия.

4.6. Социальные мероприятия, включая торжественный приём и гала-ужин.

4.7. Выставка, урегулирование убытков.

4.8. Стоимость услуг РСО, отобранного для МФА.

4.9. Гарантированный минимум финансовой выгоды для МФА: принимающая сторона должна гарантировать, что срок совершения платежа в МФА будет не менее 300 000 евро. Это может быть задокументировано гарантийным письмом от правительственного института. Принимающая сторона может также решить подписать страховку для этого.

Другое:

Доступность страны и города для международных прибытий, включая количество и частоту международных рейсов, местный транспорт (включая метро, такси и тарифы на автобусы) и региональный транспортный сервис, лингвистические возможности города для взаимодействия согласно официальным языкам Федерации (английский, французский, немецкий, русский, испанский).

Обеспечение площадки для сопутствующих мероприятий (Семинары ООН и МФА, Технический Съезд Членов Парламента и Гостевой саммит Международного Конгресса астронавтики).

Интересы и деятельность принимающей страны и города в сфере космоса , включая любые специальные мероприятия или планы, которые принимающая организация планирует проводить в связи с Конгрессом.5.4. Близость культурных, исторических и космических программ места проведения, представляющих потенциальный интерес участников МФА.

Принимающая сторона должна использовать все усилия и обеспечить всю разумную помощь и содействие проведению Ежегодного Конкурса учебных судебных процессов Манфреда Лаксаь( включая обеспечение соответствующего места) и Ежегодного ужина Международного института космического права.

С. Отборочный процесс и оценка

МАФ создала консультативный комитет Конгресса и симпозиума, который будет рассматривать предложения, представленные потенциальными организациями, принимающими МФА. Этот Комитет состоит из опытных людей, которые представляют различные организационные и географические интересы Федерации. Комитет будет разрабатывать и заполнять сравнительную матрицу, которая принимает во внимание факторы, разработанные в данном конкурсе, включая минимальные требования.

Принимая во внимание результаты обзора Консультативного комитета Конгресса и Симпозиума, Бюро не позднее мая 2015 выберет не более трёх кандидатов, которые должны будут сделать презентацию и ответить на вопросы, касающиеся их предложения в ходе следующего Конгресса. Бюро может просить этих кандидатов предоставить дополнительную информацию и документацию, связанную с их предложением. Обновленные предложения должны быть представлены в МФА не позднее 5 сентября 2014 года.

Во время следующей конференции Бюро МФА и заинтересованные делегаты из Генеральной Ассамблеи МФА будут присутствовать на устных презентациях и задавать вопросы кандидатам. Консультативный комитет Конгресса и Симпозиума также также убдет присутствовать на презентации. После этого Консультативный комитет представит свою оценку в виде сравнительной матрицы Бюро МФА и ГенАссамблее МФА. Бюро представит рекомендации ГенАссамблее, которая, в свою очередь, выберет место для Конгресса 2018 в октябре 2015.

D Критерии оценки.

Консультативный комитет Конгресса и Симпозиума МФА и Бюро МФА будут оценивать то, в какой степени каждое предлагаемое место удовлетворяет указанным выше факторам. При оценке будут также рассматриваться:

Предполагаемые возможности организации, подающей заявку, в полной мере соблюдать минимальные требования, описанные в «Требованиях к заявке».

Финансовая жизнеспособность предприятия в соответствии с предложением принимающей организации или консорциума .

Практика принимающей страны в отношении выдачи виз .

Прочность национального поддержки — Правительства, промышленности и научных кругов.

Пригодность предлагаемой главной конгрессной площадки для размещения большинства аспектов МФА.

Количество , качество, цена и близость к главной площадке отелей различных категорий.

Практика МФА в отношении проведения Конгрессов МФА в разных регионах мира.

Простота доступа в страну проведения, город и место проведения.

Прошлый опыт относительно приёма Конгресса или примерно такого же по масштабам события.

Количество организаций-членов МФА в принимающей стране и их уровень вовлечённости в деятельность МФА.

Привлекательность технических туров, социальных программ и программ для сопровождающих лиц.

Другие стимулы, которые могут быть предложены принимающей организацией/ городом / страной.

Уникальные возможности для продвижения глобальное сотрудничества и космической деятельности в принимающей стране.

Сравнительная матрица со списком всех элементов, необходимых для выполнения требований, будет использоваться для оценки заявки. Пример этой матрицы будет доступен на сайте МФА в качестве базовой информации для потенциальный заявителей. Матрица с актуализированной информацией, используемая для оценки кандидатов следующей Конференции, может отличаться от примера.

Е. Предварительные и окончательные контракты Организации, отобранной для проведения МФА, будет предложено подписать предварительный контракт с МФА, который будет определять соответствующие обязательства сторон. Эти обязательства включают основные конгрессные требования, которые были изложены выше. Прелиминарный контракт будет подписан не позднее ноября 2015 г, если МФА не решит предоставить отсрочку. Окончательный договор между МФА и принимающей организацией Конгресса будет подписан в ходе предстоящей Конференции (за 3 года до 2018) (если МФА не сделает отсрочку) или не позднее ноября 2016.Окончательный контракт, подписанный между МФА и заявителем регулируются законами Франции.

F. Расписание

Расписание для отбора метса проведения 69-й Конференции МФА:

— начало подачи заявок – примерно октябрь-ноябрь 2014

— дедлайн для отправки уведомлений о намерении представить предложение –примерно февраль 2015

— дедлайн для подачи заявок – примерно апрель 2015

— отбор финалистов—примерно июнь-июль 2015

— инспекция места проведения—примерно июлб-август 2015

— дедлайн для представления обновлённых заявок от кандидатов—примерно сентябрь-октябрь 2015

— презентация финалистов: в течение 66-й Конференции в Иерусалиме, Израиль. –сентябрь-октябрь 2015

— отбор Принимающей стороны Генеральной Ассамблеей МФА—октябрь 2015

Примечание: МФА может изменить график по своему усмотрению, но обязуется сообщить об этом подающие заявки организации.

Предыдущий:

Следующий: